Bismillah..
Tidak semua tabel
data dapat digunakan sebagai sumber data sebuah Pivot Table. Apalagi kalau
susunan sumber datanya nya tidak “berkaidah database” seperti contoh gambar 1
dibawah. Dengan kolom Bulan yang memanjang kesamping sebanyak 20 kolom sudah
pasti dengan bentuk data semacam ini tidak akan bisa digunakan sebagai sumber
data untuk Pivot Table.
 |
| Gambar 1. Bentuk data yang memanjang kesamping |
Seperti apakah
data yang berkaidah database itu ? nanti kita bahas dilain waktu ya ? tapi satu
hal yang paling mudah untuk mengetahui apakah data tersebut sudah berkaidah
database adalah apabila range data nya digunakan sebagai sumber data untuk
Pivot Table. Kalau hasil nya tidak sesuai, berarti data nya harus di beresin
dulu :) atau istilah nya di Normalisasi. Normalisasi sendiri apabila
menggunakan bahasa sehari-hari adalah proses menjadikan sebuah Tabel Data
menjadi lebih baik, atau istilahnya keren nya berkaidah database tadi.
Nah, dibahasan
kali ini akan dibahas bagaimana cara mudah proses Normalisasi sebuah Tabel Data
yang akan dijadikan sumber data sebuah Pivot Table dengan menggunakan fasilitas
Pivot Table Wizard untuk menghasilkan Tabel Data dari contoh gambar 1 diatas menjadi
contoh gambar 2 dibawah ini. Sebelumnya silahkan download dulu file contoh nya
disini.
 |
| Gambar 2. Bentuk data yang berkaidah database yang sudah dinormalisasi. |
Pertama yang
harus diperhatikan adalah mengenai menu Pivot Table Wizard sendiri. Menu ini
Shortcut Key nya adalah Alt + D + P. Tapi sejak Excel 2007 menu ini dihilangkan
tanpa alasan yang saya juga tidak tahu kenapa. Menu ini bisa saja ditampilkan
melalui Quick Access Toolbar di pojok kiri atas. Langkah untuk mengaktifkan nya
adalah sebagai berikut :
- Klik panah kebawah pada Quick Access Toolbar
- Akan terlihat menu Customize Quick Access Toolbar. Pilih More Commands...
- Pada menu berikutnya Pilih Choose Commands from -> All Commands
- Di list dibawah nya, scroll kebawah dan pilih PivotTable and PivotChart
Wizard, klik Add
Lanjut ke proses
Normalisasi, langkahnya adalah sebagai berikut :
- Pastikan cell aktif berada pada area Tabel Data
- Bisa tekan tombol Alt + d + p atau aktifkan menu Pivot Table Wizard.
- Pada langkah pertama atau Step 1 of 3 pilih Multiple consolidation ranges
dan pastikan pilihan What kind of report you want to create pilihan Pivot Table
sudah terpilih. Kalau sudah klik Next.
- Pada langkah ke 2a atau Step 2a of 3 pilih I will create the page fields
- Langkah 2b of 3 pilih Range Datanya dan klik Add dan klik Next
- Langkah 3 of 3 pilih New Worksheet untuk menempatkan Pivot Table di Sheet
baru, dan klik Finish.
- Pada Pivot Table Field List disebelah kanan, hapus tanda centang Row dan
Column sehingga hanya tersisa Value saja seperti contoh
- Pada cell Value (di file contoh Cell A4), Klik 2 kali / double click cell nya sehingga keluar Detail nya dalam format Table Data
- Rubah kolom Judulnya. Pada contoh digunakan SALESMAN, PERIODE dan PENJUALAN
- Jadikan Tabel Data ini sebagai sumber data Pivot Table. Shortcut key nya Alt + n + v + t dan klik OK
Dengan cara normalisasi diatas Tabel Data yang tidak berkaidah database
sebelumnya sudah dapat digunakan untuk Pivot Table. Field Periode dan Salesman
bisa dijadikan Row dan Penjualan dijadikan Value nya. Kalau mau, kolom Periode
bisa di grouping lagi supaya lebih ringkas.
Selamat mencoba.
